ThS01.048_Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp Việt
TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Thông tin kế toán, mô tả vấn đề tài chính doanh nghiệp, là kết quả của hệ thống thông tin kế toán. Nó được cung cấp cho nhà quản lý các cấp trong doanh nghiệp, hội đồng quản trị và người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp để họ ra quyết định phù hợp. Chất lượng thông tin kế toán là vấn đề cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả quyết định của người sử dụng thông tin.
Trong những năm gần đây, có rất nhiều gian lận trong báo cáo tài chính được công bố ví dụ Enron, WorldCom, Tyco, Xerox v.v. Sự gian lận này đã dẫn tới thiệt hại tài chính rất lớn đối với các nhà đầu tư, và đặc biệt nó có thể dẫn tới sự phá sản của công ty. Vì vậy vấn đề chất lượng thông tin kế toán được quan tâm hàng đầu trong hoạt động quản trị, chẳng hạn như ở Mỹ đã ban hành đạo luật Sarbanes Oxley để đảm chất lượng thông tin tài chính, hoặc các tổ chức nghề nghiệp có hàng loạt các nghiên cứu và báo cáo về các khuôn mẫu, chuẩn mực để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán.
Hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP (enterprise resource planing –ERP) là thuật ngữ được Gartner Group of Stamford, CT, USA sử dụng từ những năm đầu của thập niên 70 của thế kỷ trước (1970s) nhằm mô tả hệ thống phần mềm doanh nghiệp được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Mức độ hiệu quả trong hoạt động của hệ thống ERP là dựa chủ yếu vào các thông tin thu thập, xử lý về các nguồn lực, trong đó có nguồn lực tài chính. Ngược lại, quá trình thực hiện hoạt động ERP cũng chính là quá trình xử lý thông tin, tiền đề tạo thông tin tài chính, kế toán. Vì vậy chất lượng thông tin kế toán là một trong những nhân tố tác động tới chất lượng hoạt động của hệ thống ERP, và đồng thời là thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP.
Ứng dụng EPR là tất yếu vì những lợi ích không thể chối cãi được. Theo thống kê, tới thời điểm 02-2010 có 102 doanh nghiệp Việt Nam đã thực hiện thành công ERP (http://eac.vn) và danh sách này càng ngày càng dài đã chứng tỏ xu thế ứng dụng ERP ngày càng nhiều tại Việt Nam là không thể quay ngược. Hơn ai hết, các doanh nghiệp, nhất là các tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường chứng khoán cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ (cũng bị áp lực tồn tại trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh) đều hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP do nó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Vì tầm quan trọng như vậy nên có nhiều nghiên cứu liên quan tới vấn đề chất lượng thông tin kế toán, nhất là trong môi trường ERP. Chất lượng thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý cũng như hoạt động của ERP. Để ứng dụng được ERP, doanh nghiệp cần xây dựng lại cấu trúc tổ chức và qui trình kinh doanh, các yêu cầu xử lý cũng như thay đổi thông tin và dữ liệu qua các vùng chức năng của doanh nghiệp, xây dựng cơ sở dữ liệu gồm dữ liệu tập tin nghiệp vụ và dữ liệu tập tin chính (Saharia et al., 2008). Vậy thì sự thay đổi này có làm ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán hay không? Nhân tố nào ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP; kiểm soát chúng như thế nào? Đây là những câu hỏi rất quan trọng đặt ra cho các nhà quản lý
trong doanh nghiệp ứng dụng ERP.
Đã có nhiều nghiên cứu về ERP trên thế giới. Theo tổng kết của Moon (Moon, 2007) về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí. Các bài nghiên cứu này có thể phân thành các nhóm sau (1) Triển khai hệ thống ERP 135 bài, (2) Sử dụng ERP 44 bài, (3) Mở rộng chức năng ERP 37 bài, (4) Giá trị ERP 24 bài, (5) khuynh hướng và kỳ vọng 55 bài, (6) Đào tạo, huấn luyện 18 bài. Cụ thể: • Triển khai hệ thống ERP yêu cầu sự cam kết và thay đổi trong toàn doanh nghiệp cũng như yêu cầu về rất nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp và dự án ERP là dự án lớn nhất đối với một doanh nghiệp. Có rất nhiều thất bại và nhiều thành công liên quan tới triển khai ERP. Vì vậy có 135 bài, chiếm hơn 40% các bài nghiên cứu liên quan tới triển khai ERP. Các nghiên cứu về triển khai có thể phân thành các nhóm nhỏ hơn:
o Nghiên cứu tình huống. Các nghiên cứu này tập trung vào khảo sát các kinh nghiệm triển khai tại một hoặc nhiều công ty và cung cấp được số liệu và quan sát thực.
o Nghiên cứu các nhân tố thành công chủ yếu. Đây là nhóm nghiên cứu phổ biến nhất để tìm hiểu xem nhân tố nào được xác định là thành công hay thất bại của việc triển khai ERP. Một số nghiên cứu tập trung vào việc tạo một danh sách liệt kê các nhân tố, một số nghiên cứu khác thì thực hiện phân tích dữ liệu liên quan tới các nhân tố này.
o Nghiên cứu quản trị thay đổi. Triển khai ERP tác động tới tất cả các hoạt động, các bộ phận chức năng của doanh nghiệp và doanh nghiệp cần tái cấu trúc quản lý. Vì vậy, các thay đổi trong doanh nghiệp diễn ra rất mạnh mẽ. Một loạt các nghiên cứu liên quan tới quản trị thay đổi, chẳng hạn như giải thích tại sao quản trị thay đổi là quan trọng trong triển khai ERP, hoặc là làm sao để quản trị hiệu quả các thay đổi này, các bài học thu hái được và các chiến lược để quản trị thay đổi.
o Nghiên cứu các giai đoạn cần chú trọng. Vì triển khai ERP là một chu kỳ phát triển dài từ khi doanh nghiệp quyết định sẽ triển khai ERP cho tới khi đưa ERP vào sử dụng. Các nghiên cứu xem xét từng giai đoạn riêng biệt trong quá trình triển khai như lựa chọn hệ thống, tùy chỉnh hệ thống, v.v..
o Nghiên cứu các vấn đề về văn hóa. Các nghiên cứu tập trung tìm hiểu sự giống và khác nhau giữa văn hóa và quốc gia trong triển khai ERP và nó tác động thế nào tới sự thành công của ERP
• Sử dụng ERP là các nghiên cứu tìm hiểu các vấn đề liên quan trong quá trình sau triển khai, chẳng hạn như ảnh hưởng của nguồn lực tới quá trình sử dụng ERP, việc chấp thuận hay hài lòng của người sử dụng, tới việc tái cấu trúc sau triển khai ERP, tới quản trị sự thay đổi, thiết kế các xử lý trả lại nguyên vật liệu, hoặc các vấn đề để phù hợp với yêu cầu của đạo luật Sarbanes- Oxley. Ngoài ra các vấn đề rất được quan tâm là nâng cấp ERP, quản trị dữ liệu bẩn, tác động của công ty tư vấn và vai trò chính trị của hệ thống ERP. 44 bài nghiên cứu này có thể được phân thành các nhóm chi tiết:
o Nghiên cứu chung : 21 bài là các nghiên cứu chung tất cả vấn đề về giai đoạn sử sụng ERP.
o Hỗ trợ quyết định : 4 bài
o Các vùng chức năng trong hệ thống ERP 11 bài.
o Bảo dưỡng hệ thống : 8 bài.
• Nghiên cứu sự mở rộng các chức năng ERP có 37 bài. Các công ty sau khi triển khai, hài lòng với việc sử dụng ERP hiện hành sẽ nghĩ tới việc mở rộng các chức năng của hệ thống ERP ví dụ như kinh doanh điện tử, quản trị chuỗi cung ứng, quản trị khách hàng, thông minh kinh doanh, hệ thống điều hành sản xuất v.v.. Các nghiên cứu này tập trung nghiên cứu về kỹ thuật, công nghiệp liên quan tới việc mở rộng. Một số nghiên cứu giải thích khả năng công nghệ với việc mở rộng và tích hợp hoặc làm sao để mở rộng các chức năng ERP hiện hành. Một số nghiên cứu khác đưa ra viễn cảnh tốt cho việc tích hợp giữa hệ thống ERP nhà cung cấp và khách hàng.
• Nghiên cứu giá trị ERP. Bởi vì việc đầu tư và cố gắng trong việc triển khai và sử dụng ERP là quan trọng với tổ chức do đó câu hỏi đặt ra là hệ thống ERP đã đem lại những giá trị gì cho tổ chức? làm sao để đo lường những giá trị này. Các giá trị ERP đem lại cho tổ chức rất đa dạng như lợi ích hoạt động, lợi ích tài chính, lợi cho nhà đầu tư, hài lòng của người sử dụng. Giá trị của ERP còn có thể đo lường dựa trên quan sát sự phản ứng của thị trường.
• Khuynh hướng và triển vọng. Các nghiên cứu này thường liên quan tới giới thiệu ERP, định nghĩa và các vấn đề ERP, khuynh hướng hiện nay của ERP. Các nghiên cứu này cung cấp thông tin hướng dẫn cho người quản lý và các người bắt đầu tìm hiểu ERP. Các nghiên cứu này có thể phân thành các loại :
o Tổng quan về ERP như các nghiên cứu mô hình khái niệm ERP, các thành phần của phần mềm ERP
o Các nghiên cứu chung về ERP trong các vùng lĩnh vực hoạt động như các tổ chức công, các tổ chức giáo dục, công nghiệp sản xuất, dịch vụ
• Giáo dục. ERP được chấp nhận rộng rãi trong thực tế và do đó là vấn đề nghiên cứu quan trọng và phổ biến trong các trường đại học. Tuy nhiên các bài báo liên quan chỉ chiếm khoảng 5% (18 bài). Có 1 nghiên cứu mô tả kinh nghiệm việc thực hiện một phiên bản hệ thống ERP trong giáo dục. Một vài bài cố gắng nghiên cứu xa hơn bằng cách áp dụng các lý thuyết thay đổi.
Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ yếu là các bài viết có tính chất đúc kết các kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành công hay thất bại ERP tại Việt Nam.
Vấn đề chất lượng thông tin, kiểm soát chất lượng thông tin trong ERP là quan trọng nhưng theo như các tổng kết về nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam thì có nhiều nghiên cứu về các nhân tố thành công chủ yếu tới triển khai ERP nhưng nghiên cứu về giai đoạn sử dụng ERP không nhiều (44 bài) mà đặc biệt có rất ít nghiên cứu đề cập tới chất lượng thông tin kế toán và kiểm soát chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP. Liên quan trực tiếp tới vấn đề các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán, một nghiên cứu đã được công bố trong luận án tiến sĩ 2003 của đại học Southern Queensland « “Critical Success Factors for Accounting Information Systems Data Quality”. Tuy nhiên nghiên cứu này chỉ dừng trong phạm vi hệ thống kế toán nói chung chứ không phải hệ thống ERP. Ngoài ra luận án trên sử dụng cách tiếp cận xây dựng mô hình nghiên cứu trên quan điểm quản lý chất lượng tổng thể chứ không sử dụng mô hình hệ thống thông tin, hệ thống hoạt động khi phân tích.
Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa nhiều ; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên cứu tại môi trường Việt Nam, luận án chọn đề tài « Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp Việt Nam ».
Luận án tiếp cận giải quyết vấn đề chất lượng thông tin trên góc độ của qui trình tạo lập thông tin chứ không phải góc độ của người sử dụng thông tin ra quyết định. Điều này nghĩa là dựa vào các pương pháp kế toán hay chuẩn mực kế toán đã xây dựng, hệ thống thông tin sẽ tạo ra các thông tin phù hợp và chính xác theo phương pháp hay chuẩn mực này và đảm bảo sự an toàn, chính xác dữ liệu tin học. Các nghiên cứu liên quan tới việc thay đổi phương pháp kế toán hay thay đổi các chuẩn mực kế toán để gia tăng chất lượng trên báo cáo tài chính phục vụ việc ra quyết định kinh tế sẽ nằm ngoài phạm vi của luận án.
Về phạm vi hệ thống ERP, luận án chỉ dừng lại nghiên cứu môi trường ERP được ứng dụng tại cùng một vùng lãnh thổ địa lý là cùng một quốc gia. Như vậy, luận án sẽ loại trừ các nhân tố ảnh hưởng bởi sự khác nhau về vùng địa lý, về múi giờ hay về chính sách thuế của doanh nghiệp đa quốc gia khi ứng dụng ERP. Về phạm vi các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin, luận án không nghiên cứu vấn đề liên quan tài chính vì để hệ thống hoạt động thì chắc chắn là cần chi phí, nhưng đặc điểm ERP là khi ban quản lý cấp cao doanh nghiệp chấp nhận ứng dụng ERP thì trong kế hoạch phát triển đã phải tính tới yếu tố chi phí (chi phí bản quyền, chi phí triển khai, chi phí bảo trì hàng năm trả nhà tư vấn triển khai) và chấp nhận nó như một điều kiện cơ bản bắt buộc ban đầu. Luận án chỉ tập trung vào các nhân tố liên quan tới bản thân hệ thống, các nhân tố liên quan qui trình tạo lập và sử dụng hệ thống. Vấn đề tài chính được coi nằm ngoài phạm vi luận án
