Proposal là gì? Cách viết Proposal một cách chuẩn nhất
Có thể nói, proposal là một hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng đến đối tác hoặc khách hàng. Nếu bạn là một marketer chịu trách nhiệm trong việc phát triển kế hoạch marketing cho sản phẩm, một chuyên gia thiết kế đồ họa trong lĩnh vực quảng cáo, và nhất là khi bạn làm việc cho phòng account của một agency quảng cáo thì rất có thể nhiệm vụ này sẽ giao cho bạn
Proposal là gì?
Proposal được hiểu là những đề xuất, một dạng nội dung để trình bày các ý tưởng, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình. Có thể nói, proposal là một hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng đến đối tác hoặc khách hàng. Nó có thể được trình bày bằng Words, Excel, và Power point.
Nội dung Proposal xoay quanh các câu hỏi What/Who/How/When/Why/Where (Sẽ làm gì/Người thực hiện/Địa điểm/Thời gian/Mục đích/Khả năng thực hiện).
Cấu trúc để viết Proposal chuẩn
1. Giới thiệu – An introduction
2. Đặt khách hàng là trung tâm – Client-centered
3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng – A detailed description of what you propose to do
4. Chuyên môn và kinh nghiệm của bạn – Your expertise and experience
Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết.
Giới thiệu – An introduction
Nội dung chương trình (WHAT/WHO)
- Tên dự án/ chương trình và hình thức của nó (Ví dụ: Hội chợ, hội thảo, triển lãm…)
- Giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn gửi proposal này. Thành viên tham gia dự án. Người chịu trách nhiệm chính.
- Nếu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo
- Khung nội dung chương trình.
- Cung cấp đầy thông tin liên hệ.
- Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal.
Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một cái proposal phức tạp hơn thì bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.
Đặt khách hàng là trung tâm – Client-centered
Phần này là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái proposal thành công và một cái phải ra đi. Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn.
Mục đích thực hiện chương trình (WHY/WHEN/WHERE)
- Nêu lí do tại sao thực hiện chương trình
- Lợi ích của các bên tham gia.
- Thời gian và địa điểm
- Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức
Thường thì đại khái sẽ là những phần overview về mục đích chương trình, phân tích về khách hàng mục tiêu của client, các yếu tố tác động đến sản phẩm của client, nhu cầu mà client đang mong muốn là gì ? Cuối cùng ngân sách của client cho dự án này. Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một proposal ngắn, bạn có thể liệt kê thẳng tất cả trong một trang. Nhưng nếu là một dự án lớn, bạn nên làm mỗi chi tiết một trang riêng. Các chi tiết cụ thể này có thể là: Specifications, Customer insight, Schedule, Location, Budget, Deadlines, và một vài chi tiết khác….Nếu bạn có thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất, cứ gọi cho khách hàng và hỏi nhé.
Bạn nên nhớ, khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên focus vào mục tiêu chính của bạn. Đó là : “Những gì bạn có thể làm cho khách hàng của bạn”. Những chi tiết cụ thể mô tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng nghe nhu cầu của họ.
Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng – Detailed description of what you propose to do
Sau mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm và mong muốn, phần tiếp theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án(HOW):
- Những ý tưởng của bạn đáp ứng nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế nào?
- Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào ?
- Những chi phí khách hàng phải trả.
Quan trọng nhất của proposal là đây, bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó thành các đề xuất cụ thể.
- Concept: Chính là linh hồn dành cho tất cả các hoạt động sẽ được diễn ra trong chương trình. Vì mọi thứ từ hình ảnh, nội dung chương trình, các hoạt động đều sẽ hướng về concept mà bạn đặt ra.
- Kịch bản chương trình: Ở phần này sẽ liệt kê chi tiết trong chương trình gồm những phần nào và thời gian bắt đầu cho đến khi kết thúc của mỗi phần có trong đó. Ngoài ra, những nhân sự sẽ phụ trách phần nào torng chương tirnh2 cũng sẽ được liệt kê ở phần này.
- Kế hoạch truyền thông, bao gồm: Sử dụng các loại ấn phẩm truyền thông nào và chúng sẽ được đặt ở đâu, khoảng thời gian nào…
Nếu là một cái proposal đơn giản, bản chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Nhưng nếu những cái proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development…, tất cả tùy vào dự án.
Mục tiêu của bạn trong bước này là mô tả chi tiết những gì bạn định làm và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng. Hãy càng cụ thể càng tốt!
Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn – Your expertise and experience
Đây là phần cuối cùng nhưng không phải là phần bạn dành nói hết về công ty bạn đâu nhé. Đây là nơi cần phải bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử Công Ty,
- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,
- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.
Và bây giờ, bạn đã viết xong được bạn dự thảo đầu tiên cho proposal của mình. Chỉ còn việc là hoàn thiện nó bằng cách gửi cho một ai đó đọc thử và góp ý, sửa lỗi chính tả, và thiết kế, trang trí cho nó thiệt đẹp nữa là xong. Đừng quên thêm logo công ty vào nhé.
